マイナンバーを収集する対象者は?

企業側がマイナンバー取得を必要とする対象者は現時点(平成27年10月)では
「給与を支払った人」「報酬を支払った人」
「雇用保険に加入する人」となります。
 この方々のID(社員ID、スタッフID、支払先コード等)をCSVデータにします。

対象者情報を暗号化したQRコードに変換します。

「収集システム」インストール済みのパソコンがセットになっています。
これにデータを読み込ませると、暗号化してQRコードを作成します。

対象者に通知する。

マイナンバー取得を必要とする対象者にこのQRコードを通知します。
通知の方法は
①マイナンバー収集案内状として郵送する。
②年末調整のような機会に同封する。
③ 電子メールで通知する。
等が可能です。郵送する場合はデータに宛先住所が必要です。電子メールで通知する場合はメールアドレスが必要です。これらの方法を組み合わせて実施することも可能です。

「扶養控除申告書」提出と同時がオススメ。

新規に雇用が確定すると必ず「扶養控除申告書」を提出していただかなければなりません。
この実務フローにQRコード付きの「マイナンバー提出のお願い」といった案内状を同封して提出していただくのが企業側も対象者側も手続きが一度で済んで便利です。

対象者はコピーするだけ。

対象者は案内に沿って必要な書類(番号確認書類や身元確認書類)をコピーするだけです。

パソコンやスマホの操作を覚える必要もありませんし、画像を撮って送る必要もありません。
「コピーを取る」ことができる人なら大丈夫。
誤って画像が流出したりするようなリスクも避けられます。

手入力無し。

案内状等のQRコードと一緒に返送された書類をiPadとOCRリーダーで読み取ります。確認書類の画像は暗号化されて保存されますので提出された紙は収集後すぐに廃棄することができます。1人の作業者が1日4時間の作業で100名から300名くらいの収集をすることができます。